H08F - Administrateurs de biens

Si vous n'envisagez pas de passer toute l'année dans votre résidence Portugaise, la question se pose de savoir qui, en votre absence, pourra en prendre soin. Dans ce cas vous pouvez avoir recours à différentes formules d'administration de biens. 

Pour compenser le coût de tels services, vous pouvez envisager de louer votre maison pour une courte période de vacances. Pourtant, ne perdez pas de vue que pendant la haute saison de Juin à Septembre vous préférerez peut-être occuper votre maison en famille, que le taux d'occupation même en Algarve, et même s'il est actuellement élevé ne l'est pas toujours pour des biens de la catégorie du vôtre, sans oublier que des hôtes de passage peuvent vous causer bien des soucis. 

Agences de location et d'administration de biens

Si votre propriété se trouve dans un ensemble (empreendimento) il se peut que votre achat comprenne des services fournis par l'organisme de gestion, dont l'administration et la mise en location de votre résidence. Si ce n'est pas le cas, vous allez chercher comment louer et/ou administrer votre bien par vous-même. 

Certains tour opérateurs internationaux et des agences de voyage outgoing spécialisées dans les locations de vacances peuvent offrir ce type de services directement ou par l'intermédiaire de correspondants locaux. Si vous envisagez seulement des locations occasionnelles, vous préfèrerez peut-être aller à la recherche de clients par vos propres moyens. 

Notez que des organisations en ligne de type Abritel, Homeaway ou Airbnb peuvent vous être d'une aide tout à fait appréciable. 

La décision prise, soit de louer votre résidence, soit de la réserver à votre usage personnel dans les périodes où vous ne l'occupez pas, vous pourrez avoir besoin de services qui se chargent de : 

• Payer en temps et en heure les factures de services et les taxes 

• Assurer l'entretien du jardin et de la piscine

• Assurer la propreté de la maison et de ses abords

• Fournir un service de sécurité protection

• Inspecter et faire effectuer les réparations nécessaires en cas de besoin

• Superviser le menu entretien 

• Contrôler le personnel sur place

• Dresser un inventaire et procéder à des contrôles réguliers 

• S'assurer que tout est légal en cas de location 

• Surveiller l'assurance de la maison et de son contenu 

• Préparer la maison pour chaque location, accueillir les locataires, leur présenter la maison et procéder 
     aux contrôles d'usage lors de leur départ

• Procurer aux locataires toutes les informations et services dont ils peuvent avoir besoin

L'administrateur de biens doit parler une langue correcte aussi bien en portugais qu'en anglais, si possible en français et autres langues aussi peut-être, selon la langue de vos locataires. Il doit également avoir une certaine culture juridique en droit des locations et en droit du travail, connaître suffisamment la comptabilité pour établir les comptes de sa gestion, effectuer les déclarations et formalités requises et vous rendre des comptes, autant que possible dans votre langue. 

Un administrateur de biens professionnel est à coup sur le mieux qualifié pour l'ensemble de ces services, ses honoraires seront proportionnels à l'étendue de la mission que vous lui aurez confiée par contrat. Selon l'importance du bien dont il aura la charge, un contrat précis rédigé par votre avocat ou contrôlé par ses soins sera nécessaire. 

Il peut vous sembler préférable de confier l'administration de votre maison à un voisin de votre connaissance. Cette solution peut avoir l'avantage d'un service plus personnalisé et de visites plus fréquentes. Dans tous les cas, un contrat ou au moins un échange de lettres, en tous cas un document écrit et signé est indispensable pour bien préciser les responsabilités de chacun, de même que la juste rémunération du temps passé. 

Régime légal des locations saisonnières

Les immeubles mis en location pour de brèves périodes doivent satisfaire à certaines obligations qui se trouvent précisées dans la dernière version de la loi sur les locations touristiques.

Avant tout, elles doivent être enregistrées à la mairie ainsi qu'auprès des autorités compétentes. Elles doivent remplir un certain nombre de conditions en termes de dimensions, de services et d'équipements. Leurs propriétaires doivent justifier d'une assurance couvrant leur responsabilité civile aussi bien vis-à-vis de leurs locataires que du fait de ces derniers. Certaines normes spécifiques de sécurité concernent les piscines, les équipements fonctionnant au gaz, les cheminées et la prévention et la protection contre les incendies. Les équipements au gaz doivent faire l'objet d'une inspection par un installateur agréé et les cheminées doivent être ramonées régulièrement. Une trousse de premiers secours doit être disponible, des détecteurs de fumée, un extincteur et une couverture de sécurité incendie doivent se trouver à proximité de la cuisine. 

Les locataires doivent dès leur arrivée être enregistrés et informés de ce qui concerne la propriété ainsi que ce que leur offrent les environs : courses, restaurants, lieux de loisirs, transports etc… ils doivent avoir le livre des réclamations à leur disposition. Votre administrateur doit être à même de préparer votre maison pour les séjours de vacances, d'enregistrer les hôtes auprès de la police des frontières, et de les recevoir au mieux. 

Comptabilité et fiscalité des revenus de locations

Même si le propriétaire n'est pas résident, les revenus des locations saisonnières doivent être déclarés au Portugal. Les accords de non double imposition vous éviteront de payer l'impôt à la fois au Portugal et dans votre pays de résidence. Les frais d'administration, d'agences et d'entretien peuvent être déduits du montant imposable. Il est donc important que votre administrateur tienne des comptes précis qui vous remettrez au comptable en charge de vos déclarations.