N01F - Organiser son décès

Il n'est guère surprenant que beaucoup d'entre nous ne sentent pas le besoin d’arranger leurs affaires en anticipant leur décès, notamment dans l'hypothèse d'une mort soudaine. Lorsque cet évènement survient, cette stratégie plonge leurs ayant-droits dans une série de casse-têtes dont ils ont beaucoup de peine à sortir, en premier lieu lorsqu'il s'agit de déterminer la consistance de la succession actif et passif. Le présent bulletin traite de la manière d'organiser les affaires administratives et financières d'une personne ou d'une famille, de telle sorte qu'en cas de décès les obsèques et le règlement de sa succession puissent être gérées dans les meilleures conditions de simplicité et de profit possibles par et pour les survivants. Vous trouverez dans les appendices une liste des documents officiels à réunir avant et après un décès. Cette liste des documents et des principaux interlocuteurs privés et publics avec lesquels se traitent ces documents, ainsi que la terminologie utile en la matière, se trouvent en portugais avec traduction française dans l'Appendice C. Il est généralement de bon conseil de s'assurer que celui qui sera l'administrateur de la succession et/ou l'avocat de la personne dont il s'agit est déjà au courant de ses affaires dans leurs grandes lignes. Ceci facilitera considérablement la suite.

Administration

Une bonne organisation des dossiers et des archives est d'une aide précieuse pour régler les affaires de quelqu'un qui vient à décéder. Il est précieux que la personne qui sera en charge de cette tâche – généralement un membre de la famille proche – puisse savoir quels dossiers et quelles archives existent et où cela se trouve avant le décès. Bien sur, il n'est pas donné à tout le monde d'organiser ses affaires de la manière la plus rigoureuse. Une organisation rationnelle de nos affaires n'est pas toujours notre principale qualité, mais penser à ces circonstances et constituer des dossiers d'une manière aussi professionnelle que possible est d'autant plus recommandé lorsque le grand âge et parfois la maladie se profilent à l'horizon. Certains conseils d'entreprise ou parfois même des professionnels du droit peuvent se charger de ce travail. Nous vous proposons ci-après une liste des dossiers et des archives les plus importants auxquels on devra se référer dans le cas d'un décès. 

Classement 

Polices d'assurance, actes, documents, certificats d'actionnaire, et tous autres documents officiels (sauf ceux qui sont conservés par une banque ou un gestionnaire) doivent être rassemblés dans une boite adéquate bien identifiée et d'accès facile. Les relevés bancaires, les documents fiscaux et les relevés de frais médicaux doivent également être conservés (au minimum pour l'année fiscale en cours) jusqu'au règlement des obligations fiscales. Si des documents de valeur sont conservés dans un coffre-fort, l'administrateur de la succession devra disposer de la clef et/ou de la combinaison. De même s'ils sont conservés dans un autre stockage sécurisé, l'administrateur devra y avoir accès.

Avoirs bancaires

Il devra y avoir des listes avec tous les détails 

• de tous les compte bancaires classés par type de compte : compte courant, compte d'épargne, carte de crédit etc…

• de tous les prélèvements (fournitures de services, abonnements, engagements etc.) 

• des hypothèques et des crédits 

• Du contenu du ou des coffres 

Il est de bon conseil dans un couple de faire en sorte que les opérations sur les comptes soient autorisées à l’un et à l'autre, de façon que, en cas de décès, le survivant puisse avoir immédiatement accès aux fonds, tandis que le décès n'est pas connu de la banque. On notera cependant que si la pratique bancaire portugaise ne connait pas les comptes joints, elle admet des signatures jointes, ce qui autorise l'accès aux comptes en cas de décès de son titulaire, entre-temps, le décès n’est pas connu de la banque.

Investissements

• Il conviendra d'en tenir la liste, avec les statuts, la date de l'acquisition ainsi que l'identification des mandataires ou détenteurs des titres et leur adresse. 

• On conservera également les relevés des revenus de ces investissements avec indication des retenues à la source.

Assurances

La liste détaillée des polices d'assurance comprendra les assurances-vie, les assurances obsèques, les assurances habitation et immobilières, celles des véhicules et des animaux, les assurances santé etc ...  Bien que la présente étude soit limitée à la mort elle-même, notons qu'il conviendra de résilier ces contrats après les funérailles. 

Questions fiscales 

• On classera toutes les déclarations fiscales en les séparant de préférence selon les pays.

• On fera de même avec les justificatifs des paiements ou des exemptions des la taxe foncière "IMI", de même avec les bulletins de salaire.

• Les revenus provenant d'entreprises commerciales ou agricoles (rémunération des dirigeants, dividendes, jetons de présence, etc…) et ceux de locations seront également classés.

Retraites et rentes

• On fera la liste détaillée des retraites, pensions et des rentes reçues avec la date de leurs paiements, de même pour les institutions de bienveillance que le survivant devra appeler à la succession.

Testament
Il est invraisemblable de constater que nombreuses sont les personnes qui décèdent sans avoir préparé quelque testament que ce soit, ou dans des conditions qui créent de graves complications et de très importants retards pour la dévolution de leurs biens après leur décès. Il est judicieux non seulement de faire un testament, mais de s'assurer que les formalités suivant votre décès seront simples. Votre ayant-droit devra savoir qu'il existe un testament et savoir également où il est. 

Cette étude ne traite pas de la préparation des dispositions testamentaires — Cette question particulièrement complexe fait l'objet de notre fiche "Dispositions testamentaires" N06.

Documents médicaux

De nombreux soins médicaux et des taxes sur les assurances sont déductibles de l'impôt sur le revenu. Pour cela il convient de conserver les factures avec TVA (IVA) de tous les frais médicaux, donc conserver les documents relatifs à ces frais au moins pour l'année fiscale en cours.

Autres documents essentiels 

• Certificats de naissance et de mariage

• Certificats d'adoption et de naturalisation

• Passeport. Il faut vous assurer que les coordonnées de votre ayant-droit successoral ou de la personne à prévenir en cas d'accident sont jointes à votre passeport et sont enregistrées à votre consulat pour autant que ce service y soit fourni. 

• Carte d'Identité (où elles sont délivrées)

• Carte de résident

• Permis de conduire

• Titre de propriété et extrait cadastral 

• Testament, codicilles et instructions à suivre après le décès

• Dernières volontés, liste d’adresses, instructions à suivre et mandat de représentation 

• Dispositions concernant les dons d'organes — La loi portugaise autorise le prélèvement d'organes sur une personne décédée aux fins d'enseignement ou de recherche. Si vous ne voulez pas que vos organes puissent être prélevés à de telles fins, vous devez officialiser votre refus en remplissant l'imprimé "RENNDA" à votre Centre de Santé local.

Preférences concernant vos funérailles

• Vos volontés concernant votre corps. Elles ne sont pas exprimées par acte authentique des copies de vos souhaits doivent être remises à votre médecin et au ministre de votre culte s'ils l'acceptent

• Dispositions concernant vos obsèques, prévoir l'inscription que vous souhaitez sur votre monument funéraire ainsi que les faire-part à publier dans les journaux de votre choix

Généralités

• Liste de votre ayant-droit le plus proche et des personnes à prévenir en cas d'urgence ainsi qu'en cas de décès avec leurs numéros de téléphone et leurs adresses.

• Si vous avez un coffre-fort, assurez-vous que quelqu'un en a la combinaison en cas d'urgence Instructions concernant vos bijoux et objets de valeur, car il arrive qu'ils disparaissent pendant l'enterrement

• Liste de tous vos abonnements et cartes de membre par exemple transports publics, clubs sportifs et activités de loisirs

• Préparer des instructions indiquant ce que vous souhaitez faire de vos animaux de compagnie 

Appendices

Appendice A - Documents qui peuvent être nécessaires avant et après le décès

Appendice B – Glossaire des termes susceptibles d'être employés avant et après un décès

Appendice C - Bureaux qui délivrent ou reçoivent les documents évoqués ci-dessus :

Remerciements

Les informations données dans ce bulletin proviennent :

des archive d'afpop s – en particulier de "Guidelines to Well-Ordered and Dignified Dying in Portugal" (Directives pour mourir dans la dignement et organiser son décès au Portugal) en anglais seulement

• Aliança Evangélica Portuguesa

• Centro de Saúde de Portimão

• Bombeiros de Portimão

• Eduardo Serra Jorge (Avocat)

Bien que nous ayons vérifié avec le plus grand soin tous les éléments de ce document, nous vous demandons cependant de nous signaler les éventuelles erreurs que vous pourriez y découvrir et de les signaler ainsi que vos éventuelles suggestions au bureau afpop. Nous apprécierons tout particulièrement tout retour constructif illustré des expériences que peuvent avoir nos adhérents sur le sujet.

D'autres fiches pratiques sont dédiées à la manière de disposer d'une propriété et à la façon de gérer dignement un décès

• Décès et obsèques

• Organiser son décès

• Liquider une propriété