N02F - Régler une succession

Après un décès, les obsèques terminées, beaucoup de choses restent à régler. Il s'agit alors de liquider la succession d'un défunt, prenant  en compte en priorité certaines obligations assorties de délais. La présente fiche se réfère exclusivement aux obligations de la loi portugaise. L'exécution de testaments à l'étranger devra être poursuivie dans le pays où le testament aura été écrit et authentifié. La désignation d'un exécuteur testamentaire ou d'un administrateur n'est pas dans la pratique portugaise, cependant si un tel mandataire est désigné, la justice respectera cette volonté. En l'absence d'une telle désignation expresse, le tribunal considèrera le "Chef de famille" (Cabeça da Família) comme l'administrateur de  la succession. Le Code Civil portugais prévoit très précisément la procédure de désignation de ce chef de famille dans l'ordre hiérarchique d'accession/succession. Pour en savoir plus sur les testaments au Portugal ainsi que sur les droits successoraux, vous pourrez consulter la fiche afpop "Dispositions testamentaires" autour du même sujet.

Si vous êtes l'administrateur, voici ce que vous aurez à faire :

• Evidemment une des premières questions sera de vous assurer que tout est organisé pour que soit pris soin d'enfants mineurs survivants et/ou d'animaux familiers
• Obtenir le testament et en faire des copies 
• Faire établir par le notaire le certificat ou l'attestation de propriété (Habilitação de Herdeiros)
• Retrouver tous les bénéficiaires titrés et envoyer à chacun d'entre eux une copie du testament
• Retrouver et évaluer tous les actifs 
• Identifier les  dettes et obligations passives frappant la succession
• Payer toutes les dettes pour éviter des pénalités.
• Résilier tous les services, affiliations ou contrats qui ne sont plus nécessaires 
• Notifier au consulat l'annulation du passeport
• Notifier à la sécurité sociale aux caisses de retraite et assurances-vie et demander le versement des sommes dues
• Renvoyer aux autorités portugaises compétentes tous les documents personnels, par exemple titre de résidence et/ou carte d'identité
• Liquider (vendre) l'ensemble des actifs 
• Distribuer l'héritage en exécution du testament 
• Ecrire les lettres de remerciement

Note: la liste ci-dessus ne constitue pas forcément une séquence ni un ordre chronologique, nombre des tâches qui y sont répertoriées peuvent être conduites concommitamment. Cependant, il conviendra d'être très vigilant envers les délais dans lesquels certains documents devront être produits.

Administration des mineurs survivants et des animaux familiers

Assurez-vous que tout est en place et fonctionne pour assurer la garde des enfants, adolescents et personnes dépendantes, sans oublier qu'il peut être psychologiquement souhaitable que les enfants mineurs et leurs animaux familiers ne soient pas séparés.

Si les animaux familiers ne peuvent pas être pris en charge par la famille ou les amis, ils devront être  soit conduits à un refuge soit euthanasiés. Dans tous les cas, il est hors de question de les abandonner dans la rue.

Se procurer des copies du testament

Si vous n'êtes pas certains qu'un testament existe au Portugal, il faut le contrôler avec l'avocat du défunt autrement vous devez pouvoir vous renseigner auprès du registre de l'Etat-Civil (Conservatória do Registo Civil) à Lisbonne en fournissant une expédition originale du certificat de décès. (Voir la section "disposition testamentaires" autour du même sujet.

Certificat ou attestation de propriété (Habilitação de Herdeiros)

Une fois en possession du testament, la première chose à faire va être de faire établir par un notaire l'acte de partage "Habilitação de Herdeiros" qui répertorie ceux qui sont appelés à la succession soit par la simple dévolution successorale, soit en exécution du testament.

Pour dresser cette "Escritura de Habilitação de Herdeiros" : l'acte de partage, le notaire aura besoin des documents suivants :

1. Le certificat de décès
2. Le testament Portugais (s'il existe un testament étranger, voir la fiche afpop N06F Dispositions testamentaires)
3. Copies de l'acte du mariage en cours, extrait de naissance du défunt (de la défunte), de son épouse ou époux et des enfants.
4. Le certificat consulaire confirmant la validité du testament conformément à la loi du pays de nationalité du défunt

L'acte authentique sera signé par trois témoins. Vous devrez en posséder plusieurs expéditions dont une devra être présenté aux Finanças avec une copie du certificat de décès, dans les trente jours du décès. 
S'il existe des actifs au Portugal une liste doit en être présentée à cette administration dans les soixante jours par le chef de famille (Cabeça de Casal). Certaines de ces expéditions ou copies seront remises aux banques et aux administrations concernées.

C'est ensuite que les héritiers pourront demande leur "partilha" (part d'héritage). Sauf désaccord de certains d'entre eux, le partage peut être fait à l'amiable entre les héritiers, dans le cas contraire, ils se retrouveront devant le tribunal. 

Recherche de bénéficiaires disparus

L'administrateur a la responsabilité de découvrir toutes les personnes mentionnées dans le testament et de leur notifier ce document. Généralement on sait où sont les membres de la famille, pourtant leur adresse actuelle peut être perdue, certains à s'établir sous de meilleurs climats. Il arrive aussi fréquemment qu'un vieil ami du défunt soit désigné comme bénéficiaire alors qu'il ne connait pas les membres de la famille. Il faudra pourtant tout fait pour le retrouver.

Des recherches dans les papiers personnels du défunt, des journaux intimes même des cartes d'anniversaire anciennes peuvent permettre de retrouver une adresse. L'aide d'amis connus, hors du cercle familial, peuvent être aussi d'une aide précieuse.

Dans les pays où il existe un contrôle de l'habitant, (bureau des étrangers communal  par exemple), ces autorités peuvent normalement transmettre une lettre à la personne qui s'y trouve enregistrée. Dans le même ordre d'idées, une annonce dans un journal local, là où la personne est censée résider peut donner de bons résultats.

Si ces recherches restent infructueuses, l'administrateur pourra avoir recours à un détective, à un généalogiste professionnel ou à une association de recherches comme il en existe dans la plupart des pays.

Les frais d'annonces, de correspondance et de recherches pour retrouver un bénéficiaire absent seront à prélever sur l'actif successoral. Bien sur, les preuves de ces démarches devront être conservées en tant que preuve des diligences de l'administrateur. S'il s'avère impossible de retrouver un bénéficiaire, les actifs qui lui sont attribués resteront sous la garde de l'administrateur pendant une période raisonnable, suivant les chances qui subsisteront pour que le bénéficiaire se manifeste.

Recherche et évaluation des actifs 

Avant de répartir les actifs entre les bénéficiaires il est nécessaire d'en connaître la consistance et la valeur. Ces évaluations doivent être détaillées et absolument exhaustives. Mieux vaut pécher par excès de détails que par des descriptions trop sommaires.

Les évaluations doivent être faites à la date du décès.

L'évaluation de la plupart des actifs usuels comme des comptes bancaires et des avoirs dans des sociétés immobilières est facile. Il n'en est pas de même pour de la terre, des intérêts dans des entreprises et des antiquités dont l'estimation peut être plus délicate, nécessitant parfois l'intervention d'experts. Ce point est délicat s'il ya lieu à d'importants droits de succession notamment si des personnes extérieures à la famille sont mentionnées dans le testament. On remarquera que les valeurs retenues par les assurances sont fréquemment supérieures (valeurs de remplacement) aux valeurs de marché, ce qui fait qu'il vaut mieux ne pas les retenir. 

Si le défunt avait des intérêts dans des personnes morales, il conviendra de se rapprocher du conseil de la société pour connaître la valeur des intérêts du défunt. 

Pour une propriété on peut retenir la valeur cadastrale. Si elle doit être mise en vente, c'est la valeur de mise en vente qui sera retenue. La valeur des véhicules se trouve chaque année pour chaque millésime dans le livret Guia da Automóvel disponible en ligne ou dans la presse.

Beaucoup d'entreprises souscrivent des polices d' assurance-vie pour leurs employés en fonction du nombre années de travail avec le risque de décès au travail. Ce point devra être vérifié avec l'employeur.

S'il n'existe aucun état des actifs, il va falloir contacter de toutes les entités dans lesquelles le défunt pouvait détenir des intérêts. Ses relevés de banque pourront révéler des crédits réguliers (annuités, dividendes, etc.), reçus d'employeurs anciens ou actuels avec des droits de retraites ou des intéressements à échoir, des points sur lesquels les des correspondances du défunt peuvent donner des informations, comme s'il possédait des créances à recouvrer.

Faire l'inventaire des dettes et obligations de la succession

De même que pour les actifs, l'inventaire du passif du défunt est essentiel pour s'assurer que tout sera payé, et qu'il n'y aura ni contestation inattendue ni pénalités de retard. 

Un défaut ou un retard de paiement imputable au représentant du défunt peut engager la responsabilité de celui-ci au titre des intérêts de retard ou des préjudices ayant résulté de sa négligence.

L'examen des papiers du défunt peut révéler les dettes et obligations courantes au jour du décès. Les relevés de banque seront utiles car on peut y retrouver des paiements réguliers comme des prélèvements de services publics, des loyers, des taxes locales et des débits par des cartes de crédit. Ne pas oublier les mels reçus qui peuvent être relatifs à des opérations financières.

Certains paiements périodiquement renouvelés peuvent amener à résilier certaines obligations comme des cotisations, des domiciliations d'abonnement à des services, des assurances, des abonnements à des journaux, tout cela devra être résilié dès que possible. 

Il faut aussi prendre contact dès que possible avec le centre local des impôts pour s'assurer que tout est à jour, sans compter que des remboursements peuvent être dus du fait du décès. 

Demander au consulat l'annulation du passeport

En règle générale les passeports sont considérés comme propriété de l'Etat qui les a délivrés, ils convient donc de demander leur annulation en cas de décès de leur titulaire. Pour cela, on demande cette annulation (ou on les retourne) au consulat pour éviter qu'il en soit fait usage frauduleusement. Il faut donc s'informer auprès du consulat du pays de nationalité du défunt sur la procédure. Par exemple, pour les citoyens du Royaume-Uni, ces démarches sont de bon conseil, mais elles ne sont pas obligatoires. Cependant, si le corps doit être rapatrié, le passeport doit l'accompagner avec le certificat de décès et d'autres documents, puis retourné aux autorités et annulé. (sur ce point, voir la fiche N07F Décès et obsèques)

Notifier le décès à la sécurité  sociale, aux caisses de retraite, aux assurances-vie et réclamer les sommes éventuellement dues

Certaines institutions prévoient un délai pendant lequel les prestations continuent à être servies après le décès. Egalement certaines comprennent des pensions de réversion au profit du conjoint survivant. 

Retrouver et réunir les autres documents personnels du défunt 

Il s'agit entre autres de son passeport, de son permis de conduire de ses cartes de crédit, de ses cartes de membre, de ses cartes médicales et de sécurité sociale et de sa carte de résident. Certains de ces documents peuvent la propriété de l'administration qui les a émis, ils devront donc  être soit retournés à leur propriétaire soit détruits.

Pour les documents portugais 

L'administrateur est responsable du retour de certains documents, principalement :

• La carte de sécurité sociale doit être renvoyée ou remise au bureau de la sécurité sociale à Faro, service des relations internationales et le certificat de décès. A défaut, on effectuera la même démarche en indiquent simplement le numéro
• La carte de résident doit être envoyée ou remise au bureau du Service des Etrangers et des Frontières (SEF) qui l'a délivrée avec une copie du certificat de décès

Vente de la propriété et réalisation des biens 

Lorsque l'administrateur vend les biens il doit en obtenir le meilleur prix. Il faudra vérifier que la propriété appartient bien au défunt. 

Il existe des règles officielles pour vendre ou céder les meubles, les appareils à gaz et els équipements électriques en l'absence des certificats de sécurité, dans ce cas l'administrateur doit les remettre à un professionnel du recyclage sous peine de sanctions pénales.

Les immeubles, maisons ou terrains doivent faire l'objet d'une estimation par un professionnel, afin de s'assurer de leur meilleur prix. On ne mandatera aucun agent immobilier, solicitador ou intermédiaire quel qu'il soit, pour vendre la propriété sans avoir obtenu d'eux des évaluations précises.

Frais funéraires 

Il est primordial de se faire remettre par l'ordonnateur des Pompes funèbre deux reçus pour ces frais, tous deux signés par le responsable de l'agence qui reçoit les paiements. L'original sera remis aux "Finanças" et la copie sera authentifiée par le notaire de l'entreprise de Pompes funèbres. Cette copie sera exigée pour obtenir de la sécurité sociale l'allocation pour d'obsèques (Subsídio de Funeral).

Comptes bancaires

Si le défunt disposait d'un compte bancaire individuel, la banque devra, en application de la loi, bloquer les opérations dès que le décès lui aura été notifié. Cependant, dans la pratique, les banques ne sont pas particulièrement diligentes pour s'acquitter de cette obligation. Si le défunt a préparé des chèques signés, ils devront être remis au paiement par l'administrateur immédiatement après le décès, avant la notification de celui-ci à la banque. L'actif pourra être viré à l'administrateur.

S'il s'agit d'un compte joint, les avoirs du défunt seront gelés dans l'éventualité de droits de succession qui pourraient être dus sur leur montant.

Normalement, lorsqu'une banque apprend le décès d'un de ses clients, elle bloque le compte et l'affecte à la catégorie "contentieux", "Contencioso". Le compte sera libéré lorsque l'administrateur présentera à la banque le certificat de décès (certidão de óbito) et les héritiers leurs certificats d'hérédité (Habilitação de Herdeiros).

Droits de succession (Imposto Sucessório)

Immédiatement après le décès il faut adresser une copie de l'acte de décès  au bureau des impôts du ministère des Finances dont dépend lr domicile du défunt dans les 30 jours du décès si les héritiers demeurent dans la même commune. Ce délai est porté à 60 jours si les héritiers habitent au Portugal mais dans une commune différente;  à 90 jours s'ils habitent les îles de Madère ou des Açores alors que le décès a été enregistré sur le continent, enfin 180 jours s'ils habitent à l'étranger. Un nouveau délai de 60 jours leur est imparti pour présenter l'inventaire de la succession (Relação de Bens) où figureront tous les actifs existant au Portugal. IL est possible de demander des prorogations de délais mais sous la condition que leur demande soit formalisées dans les délais mentionnés ci-dessus.

Avec cet inventaire de la succession, vous devez fournir aux finanças les documents suivants en photocopies qui seront conservées; il se peut qu'on vous demande de présenter les originaux, mais dans ce cas ils vous seront rendus :

1. Carte d’Identité ou passeport des héritiers directs
2. S'ils sont mineurs, leur extrait de naissance 
3. Le certificat de mariage de l'épou(x)se survivant(e) et celui des héritiers mariés 
4. L'adresse de tous les héritiers 
5. Le numéro fiscal r du défunt et celui de tous les héritiers
6. S'il y a une propriété immobilière dans la succession, il faudra fournir l'extrait cadastral (Carderneta Predial)
7. Le certificat de mutation (Habilitação de Herdeiros)

Seuls paient des droits de succession  (Imposto Sucessório) les biens transmis à des personnes étrangères à la famille. Le paiement immédiat des droits entraine une remise substantielle, autrement il doit s'effectuer en six échéances mensuelles dont la première concerne les actifs mobiliers meubles, véhicules etc… ce qui permet leur distribution selon les dispositions du testament, en effet, cette répartition ne peut avoir lieu avant complet paiement des droits. La propriété immobilière est évaluée à la valeur cadastrale selon l'évaluation fournie par une commission spécialisée du fisc : le Gabinete Predial, alors que la valeur de tous les autres actifs est déclarée par l'administrateur.

Questions concernant les assurances 

Les dispositions relatives au décès de l'assuré varient d'un assureur à l'autre, sans qu'aucune règle immuable impose une réponse uniforme des compagnies d'assurance sur la vie en cas de suicide. Ceci étant, la position de la plupart des compagnies est qu'il n'y a pas lieu de pénaliser l'assuré qui a souscrit la police de bonne foi et qu'une période de deux ans a été prévue à l'origine. Si le suicide se produit au cours des deux premières années il n'y aura pas de versement, mais les primes versées seront remboursées.

Le paiement de l'indemnité d'assurance-vie intervient normalement après l'acte de partage, cependant certains assureurs versent un acompte dès l'annonce du décès, ce qui peut être particulièrement apprécié pour faire face aux frais d'obsèques ainsi qu'aux coûts de liquidation de la succession. En fonction des circonstances, l'administrateur sera bien avisé de négocier avec la compagnie l'allocation d'une telle provision aussitôt après le décès. 

Bien que nous ayons vérifié avec le plus grand soin tous les éléments de ce document, nous vous demandons cependant de nous signaler les éventuelles erreurs que vous pourriez y découvrir et de les signaler ainsi que vos éventuelles suggestions au bureau AFPOP. Nous apprécierons tout particulièrement tout retour constructif illustré des expériences que peuvent avoir nos adhérents sur le sujet.

Les autres fiches de cette série concernent :

• Préparer sa succession
• Décès et obsèques
• Mourir dans la dignité
   

Les informations qui sous-tendent cette fiche proviennent :

• des archives d'afpop
• de nos séminaires "Dignified Dying" en anglais
• Des pompiers dePortimão
• De l'agence de Pompes Funèbres Servilusa  
• Des services du Consulat du Royaume-UNi
• De certains membres d' afpop intervenus individuellement