Regels voor een condominiumvergadering

Hier volgen de belangrijkste regels waaraan moet worden voldaan om de algemene jaarvergadering te laten plaatsvinden:

1. Bijeenroepen van de algemene jaarvergadering 

   1. Verantwoordelijke entiteit - Beheerder of eigenaar van het condominium die ten minste 25% van het gebouw vertegenwoordigt;

   2. Frequentie - minstens één keer per jaar;

   3. Aankondigingstermijn - minimaal 10 kalenderdagen;

   4. Wijze van communicatie - aangetekende brief, kennisgeving met handtekening voor ontvangst, e-mail (met voorafgaande toestemming vermeld in de vorige notulen);

   5. Informatie over de vergadering - datum, tijd en plaats, agenda, voorstellen die unaniem moeten worden goedgekeurd.

2. Aanwezigheden bevestigen 

   1. Aanwezigheidscontrole (eigenaars en gevolmachtigden);

   2. Controleren of de aanwezigheid boven de 50% is, als dit niet het geval is, 30 minuten wachten tot de vergadering wordt gehouden met een kwart van de totale eigenaren van het gebouw (de bespreking van voorstellen voor unanieme goedkeuring moet met ten minste 2/3 zijn).

3. De voorstellen bespreken 

   1. Maak aantekeningen - zodat ze worden opgenomen in de notulen.

4. Stemmen over de beraadslagingen 

   1. Stemmen per fractie/appartement;

   2. Soorten meerderheden: enkelvoudig (meer stemmen voor dan tegen): behoudswerken, isolatie, schilderwerken, ontslag uit administratie; 

      2/3: vernieuwingswerken en architecturale/esthetische wijzigingen; dubbele meerderheid: liften, gasleidingen (gebouwen met meer dan 8 fracties/appartementen); unanimiteit: wijzigingen of nieuwe goedkeuringen van reglementen, verhuur/verkoop van gemeenschappelijke ruimten, verbouwingswerken.

5. De notulen goedkeuren 

   1. Samenvatting - aan het einde van de vergadering;

   2. Goedkeuring door de aanwezigen;

   3. Ondertekening van de notulen - door alle aanwezigen;

   4. Goedkeuring van afwezigen - de administratie stuurt de notulen per aangetekende brief met ontvangstbevestiging van de ontvanger of, indien van toepassing, stuurt een e-mail binnen 30 dagen;

   5. Eigenaars hebben de mogelijkheid om binnen 90 dagen schriftelijk te reageren als ze het niet eens zijn met een punt van de vergadering (stilzwijgen staat gelijk aan goedkeuring).

Er wordt ons vaak gevraagd welke instantie het beheer van condominiums reguleert en controleert, maar helaas is er geen regelgevende instantie opgericht. Bij gebrek aan een dergelijke instantie is de enige toevlucht de politie (in geval van fraude) en de rechtbank.