N01NL - Voorbereiden op Overlijden

Het is niet zo verwonderlijk dat de meeste mensen het niet nodig vinden hun zaken op orde te stellen met betrekking tot een mogelijk of plotseling overlijden. Het gevolg is dat, als er toch iemand overlijdt, de nabestaanden de moeilijke taak hebben uit te zoeken of er geld en/of bezittingen zijn nagelaten. Dit bulletin behandelt de administratieve- en financiele afwikkeling van de familie of het inidividu, zodat als het overlijden intreedt, de uitvaart en het nalatenschap zonder problemen en met de best mogelijke financiële regeling voor de  familie kan worden afgehandeld. Een lijst van officiele documenten die nodig zijn vóór en na het overlijden, Portugese termen met de Nederlandse vertaling en een lijst met de belangrijkste afdelingen en bureau´s die u kunnen verder helpen met eerdergenoemde documenten, kunt u vinden in Appendix C. Het is in het algemeen aan te raden u zich er van te verzekeren dat de executeur testamentair of de advocaat is ingelicht omtrent persoonlijke zaken, zodat de administratieve afhandeling gemakkelijker is na het overlijden 

Administratie
Een goed georganiseerd opbergsysteem en archief kan de mensen die verantwoordelijk zijn voor de afhandeling van de nalatenschap van de overledene enorm helpen. Het is ook reuze handig als de verantwoordelijke persoon, normaalgesproken een naast familielid, al afweet van het bestaan en lokatie van het archief voor het overlijdenNiet iedereen organiseert zijn administratieve zaken van nature goed, maar dit soort omstandigheden, als door ouderdom of slechte gezondheid de dood in zicht is,  zijn uitstekend om het opbergsysteem en archief op een professionele wijze in praktijk te brengen. Agentschappen en sommige Advocatenpraktijken doen dit soort werk. Onderstaand vindt u een categorische lijst van belangrijkste opbergsystemen, waar op nageslagen dient te worden nadat de dood is ingetreden.

Opbergsysteem
Verzekeringspolissen, aktes, geschriften, aandeelcertificaten en andere wettelijke documenten (indien deze niet bij de bank of belastingadviseur zijn ondergebracht) kunt u het beste allemaal bij elkaar in een handige, goed te herkennen en te bereiken, archiefdoos doen. Bankafschriften, belasting papieren en medische uitgaves moeten ook bewaard blijven, voor in ieder geval het nog lopende belastingjaar, totdat alle geldelijke verplichtingen zijn voldaan. Indien waardevolle documenten in een kluis worden bewaard, is het belangrijk dat uw naasten weten wat de combinatie is of waar de sleutel zich bevindt of anderzijds zou u uw naasten gezamenlijke toegang kunnen geven.

Bankzaken

• Lijst met informatie van elke bankrekening per type (cheque, spaargeld, creditcard, enz.);
• Lijst met informatie van alle automatische betalingsregelingen (nutsbedrijven, abonnementent, lidmaatschappen, enz.);
• Lijst met informatie van hypotheken en leningen;
• Lijst met items die in een kluis zijn opgeborgen.

Het is aan te raden voor partners om bankrekeningen gezamenlijk te beheren, zo dat in het geval van overlijden van een van de partners, de ander nog steeds toegang heeft tot het kapitaal zolang het overlijden niet bekend is bij de bank. Belangrijk is te weten dat de Portugese banken niet voorzien in gezamenlijke rekeningen, maar wel toestaan om beiden de ondertekenen, hetgeen weer toegang tot de rekening(en) mogelijk maakt in het geval van overlijden van de rekeninghouder.

Investeringen

• Vermeld bij alle beleggingen de eigendommen en aankoopdata en ook bij wie en waar de geschriften of certificaten zijn opgeborgen;
• Houd archieven bij van inkomen gewonnen uit investeringen met daarbij vermelding van belastingaftrek bij de bron. 

Verzekering 
Maak een lijst met informatie over alle verzekeringspolissen. Deze moeten omvatten Levensverzekering, reeds betaalde Uitvaartverzekering, Inboedel verzekering, Woonhuisverzekering, Autoverzekering, Medische verzekering, enz. Dit onderzoek concentreert zich wel op de dood, maar deze verzekeringen dienen te worden geannuleerd na de begrafenis.

Belasting

• Bewaar kopieën van alle belastingaangiftes, bij voorkeur sorteren per land;
• Bewaar betalingsafschriften (of afschrift van vrijstelling) van de locale onroerend goed belasting “autárquica”. 
• Bewaar afschriften van inkomen uit arbeid;
• Bewaar afschriften van inkomen uit samenwerking met commerciële of agrarische ondernemingen (honorarium van de directeur, dividenten, aandelen, enz.);
• Bewaar afschriften van verhuurinkomsten .

Pensioenen en uitkeringen

• Maak een lijst op van alle ontvangen pensioengelden en uitkeringen met data van betaling;
• Leg vast welke weldadigheidsinstellingen van pas kunnen komen voor uw nabestaande

Testament
Het is opzienbarend hoeveel mensen overlijden zonder uberhaupt een testament te hebben achtergelaten of op zo´n manier dat het tot oneindige en gecompliceerde procedures leidt alvorens de gerechtelijke verificatie van een testament kan plaatsvinden. Het  is raadzaam om niet alleen een testament voor te bereiden, maar ook om het zo op te stellen dat u er absoluut zeker van bent dat het niet tot complicaties leidt na het overlijden. Uw nabestaanden zouden geinformeerd moeten zijn over het feit dat een testament bestaat en waar het zich bevindt.

Dit onderzoek gaat vanwege de complexiteit niet over het opstellen van een testament. U kunt dit  echter terugvinden in een apart bulletin “Testament N06NL”. 

Medisch
Veel medische behandelingen en verzekeringskosten kunnen in mindering worden gebracht op de inkomstenbelasting. Het is daarom raadzaam alle rekeningen (met VAT) van medische onkosten te behouden en een archief bij te houden voor tenminste dat fiscale kalenderjaar

Andere essentiële documenten

• Geboorte- en Trouwakte;
• Adoptie- of naturalisatiepapieren;
• Paspoort. Zorg ervoor dat alle gegevens van uw verwanten of andere te waarschuwen personen zijn geregistreerd in uw paspoort en bij het consulaat, waar deze dienst wordt verleend;
• Identiteitskaart  (waar deze zijn afgegeven);
• Inwonerskaart;
• Rijbewijs;
• Onroerendgoed kontrakten (Escrituras) en Uittreksel uit het Kadaster;
• Testament, codicil en specifieke instructies voor na het overlijden (zie bulletin “Afwikkelen van Nalatenschap”);
• Patiëntentestament, wilsbeschikking en volmacht (zie bulletin “Afwikkelen van Nalatenschap”);
• Verklaring omtrent het afstaan van organen – Volgens de wet is het in Portugal toegestaan organen voor transplantatie, medisch onderzoek en/of studie van iedereen “Post Mortem” (na het overlijden) te gebruiken. Het is aan een ieder die niet wenst dat zijn/haar organen worden gebruikt voor betreffende doeleinden, dit voorafgaand aan het overlijden, vast te leggen. Men kan dit doen door in drievoud het formulier "RENNDA – Registo Nacional de Não Dadores"  in te vullen bij uw lokale Centro de Saúde en op te slaan.
   

Voorkeuren m.b.t. de uitvaart

• Verklaring omtrent de lijkbezorging indien dit niet is opgenomen in het testament. Dit hoeft niet bij de notaris te worden vastgelegd. Het is verstandig kopieën van de verklaring bij uw consul en kapelaan te deponeren, indien zij deze dienst verlenen. 

• Uitvaartregeling en grafschrift op uw grafsteen. Eventueel een overlijdensbericht voorbereiden met daarin opgenomen in welke kranten u het gepubliceerd wilt hebben.

Algemeen

• Maak een lijst met bloedverwanten of andere personen die gewaarschuwd dienen te worden in geval van nood of overlijden, tezamen met telefoonnummers en adressen. 
• Als u een kluis heeft, vergewis u ervan dat iemand de combinatie weet in geval van nood. 
• Bedenk of u een codicil wilt achterlaten voor juwelen en andere waardevolle bezittingen. Het kan gebeuren dat deze verdwijnen als het lichaam wordt opgebaard.
• Maak een lijst van alle abonnementen en lidmaatschappen (bijv. Openbaar vervoer, sportverenigingen)
• Noteer wat u wilt dat er met uw huisdieren geschiedt, na uw overlijden.

Aanhangsels

Appendix A – Documenten die eventueel nodig zijn vóór en na het overlijden 

Appendix B - Overzicht van termen die u waarschijnlijk tegenkomt voor en na het overlijden

Appendix C - Afdelingen/Bureau’s die bovengenoemde documentatie behandelen 

Bijzondere vermelding:

Informatie in dit bulletin was verkregen uit:

afpop archief 

Aliança Evangélica Portuguesa

Centro de Saúde in Portimão

Bombeiros in Portimão

Eduardo Serra Jorge (advocaat)

De gegevens in dit document zijn met zorg onderzocht. Daarom willen wij u vragen zich met het afpop kantoorpersoneel in verbinding te stellen als u vergissingen in de gegevens bent tegengekomen of als u suggesties heeft voor het opnemen van extra informatie. Wij waarderen elke opbouwende feedback m.b.t. de ervaringen die onze leden hebben met dit onderwerp.

Andere gerelateerde bulletins in deze serie zijn:
Afwikkeling van Nalatenschap N02NL 
Testament N06NL
Overlijden en Begrafenis I N07NL
Overlijden en Begrafenis II N08NL